CONTEO CÍCLICO Y EXACTITUD DE INVENTARIOS parte 1

1) Introducción.

Los distintos almacenes que posee una organización, pueden contar en algunas oportunidades con grandes cantidades de renglones, por ejemplo miles de productos, los cuales en las operaciones diarias de la empresa generan cientos de transacciones que deben ser registradas en el sistema de información que posee la empresa. El proceso de registro de las transacciones, además, genera una gran cantidad de trabajo de procesamiento de datos. No en pocas oportunidades se generan errores de registro, derivados de múltiples circunstancias operacionales. Estos errores pueden traer consecuencias graves para las operaciones de la empresa, motivado a los errores que a su vez acarrea en la toma de decisiones, como consecuencia de las inconsistencias entre los valores reales de las existencias y los valores que presenta el sistema .

Para tratar de minimizar los errores en los registros, existe una técnica denominada “Conteo Cíclico de Inventario”, esta técnica no es más que la realización de inventarios físicos parciales, de manera tal de buscar inconsistencias entre los registros y la existencia real y así intentar determinar los errores que causaron estas inconsistencias, para tratar de que no se repitan. De igual manera, a través del conteo cíclico se determina un índice, denominado “Exactitud de Inventarios”, que mide el grado de concordancia entre los valores presentados por el sistema de información (registros) y los valores reales en existencia. El objetivo de este escrito es el de presentar la técnica de conteo cíclico y la exactitud de inventarios, de manera tal que el participante conozca estas herramientas para aplicarlas en una organización determinada.

2) El Conteo Cíclico.

Definimos el inventario físico, como aquel proceso en el cual una organización procede al conteo, por observación directa y constatado en físico, de las cantidades en existencia de todos y cada uno de los productos en un almacén determinado. Este proceso suele efectuarse una vez al año, para todos los almacenes de una empresa.

El conteo cíclico, es muy parecido al inventario físico, con la diferencia que sólo se procede al conteo de un grupo determinado de renglones. Adicionalmente, el conteo se realiza de forma periódica, generalmente, cada día procediéndose, entonces, a contar un día un grupo de ítems, al día siguiente otro grupo y así sucesivamente, hasta que se cuenten a todos los productos que previamente se determinaron formarían parte del conteo cíclico.
Con el conteo cíclico se busca encontrar si existen diferencias entre lo que registra como existencia el sistema de información y la cantidad real en el almacén, con la finalidad de determinar la naturaleza de error cometido y buscar correctivos para que estas situaciones no se repitan.

En otras palabras, más allá de hallar las diferencias y corregir el valor que presenta el sistema, se busca determinar porque se producen estos errores, de forma de tal de afinar normas, procedimientos y métodos para evitar su nueva ocurrencia.